6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel для чайников

Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:

Во второй – цены:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).

Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel

Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.

Создание связей похоже на использование Влукупс: вам понадобятся столбцы с соответствующими данными, чтобы приложение Excel могло перекрестно ссылаться на строки в одной таблице с помощью других таблиц. В примере логики операций со временем в таблице клиента должны быть указаны значения даты, которые также есть в таблице операций со временем.

В модели данных связи таблиц могут быть типа «один к одному» (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или «один ко многим» (в каждом рейсе много пассажиров), но не «многие ко многим». Связи «многие ко многим» приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как «Обнаружена циклическая зависимость». Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью «многие ко многим» или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением «один ко многим», но между первой и последней образуется отношение «многие ко многим»). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.

Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.

2. Сравнение при помощи сводной таблицы.

Поскольку структура сравниваемых данных одинакова, то мы можем объединить их. Чтобы различить, откуда взяты какие значения, добавьте еще один столбец и укажите там источник данных – прайс1 или прайс2.

Читать еще:  Как отменить печать документа на принтере: очистка очереди печати

Используя наш предыдущий пример, это можно сделать следующим образом:

Теперь через меню Вставка-Сводная таблица создадим свод, можно на этом же листе для наглядности.

Как видите, сводная таблица выводит в алфавитном порядке все уникальные (неповторяющиеся) значения из обоих прайс-листов и напротив каждого из них проставляет соответствующую цену. Так очень легко можно отследить все изменения.

Чтобы не мешали, итоги по строкам и столбцам можно убрать. Для этого используйте вкладку Конструктор – Общие итоги – Отключить итоги для строк и столбцов.

Это еще один пример того, что у функции ВПР есть весьма достойные альтернативные варианты во многих случаях.

Главный недостаток здесь – данные нужно предварительно подготовить, объединив их в единый массив.

Следует также отметить, что с большими объемами данных сводные таблицы умеют работать гораздо быстрее, чем ВПР.

Использование макроса VBA

Использование макросов для сравнения двух столбцов позволяет унифицировать процесс и сократить время на подготовку данных. Решение о том, какой результат сравнения необходимо отобразить, полностью зависит от вашей фантазии и навыков владения макросами. Ниже представлена методика, опубликованная на официальном сайте Микрософт.

Создайте новый модуль кода VBA и введите следующий код. О том, как писать макросы вы можете прочитать более подробно в статье написания VBA кода.

В данном коде переменной CompareRange присваивается диапазон со сравниваемым массивом. Затем запускается цикл, который просматривает каждый элемент в выделенном диапазоне и сравнивает его с каждым элементом сравниваемого диапазона. Если были найдены элементы с одинаковыми значениями, макрос заносит значение элемента в столбец С.

Чтобы использовать макрос, вернитесь на рабочий лист, выделите основной диапазон (в нашем случае, это ячейки A1:A11), нажмите сочетание клавиш Alt+F8. В появившемся диалоговом окне выберите макрос Find_Matches и щелкните кнопку выполнить.

После выполнения макроса, результат должен быть следующим:

Пример работы с функцией ВПР

В качестве примера я взял две небольших таблички, представлены они на скриншоте ниже. В первой таблице (столбцы A, B – товар и цена) нет данных по столбцу B; во второй – заполнены оба столбца (товар и цена). Теперь нужно проверить первые столбцы в обоих таблицах и автоматически, при найденном совпадении, скопировать цену в первую табличку. Вроде, задачка простая.

Две таблицы в Excel – сравниваем первые столбцы

Как это сделать.

Ставим указатель мышки в ячейку B2 – то бишь в первую ячейки столбца, где у нас нет значения и пишем формулу:

A2 – значение из первого столбца первой таблицы (то, что мы будем искать в первом столбце второй таблицы);

$E$1:$F$7 – полностью выделенная вторая таблица (в которой хотим что-то найти и скопировать). Обратите внимание на значок «$» – он необходим, чтобы при копировании формулы не менялись ячейки выделенной второй таблицы;

2 – номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца. Если бы у нее было 3 столбца – то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);

ЛОЖЬ – ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит).

Какая должна быть формула

Собственно, можете готовую формулу подогнать под свои нужды, слегка изменив ее. Результат работы формулы представлен на картинке ниже: цена была найдена во второй таблице и подставлена в авто-режиме. Все работает!

Значение было найдено и подставлено автоматически

Чтобы цена была проставлена и для других наименований товара – просто растяните (скопируйте) формулу на другие ячейки. Пример ниже.

Растягиваем формулу (копируем формулу в другие ячейки)

После чего, как видите, первые столбцы у таблиц будут сравнены: из строк, где значения ячеек совпали – будут скопированы и подставлены нужные данные. В общем-то, понятно, что таблицы могут быть гораздо больше!

Значения из одной таблицы подставлены в другую

Примечание : должен сказать, что функция ВПР достаточно требовательна к ресурсам компьютера. В некоторых случаях, при чрезмерно большом документе, чтобы сравнить таблицы может понадобиться довольно длительное время. В этих случаях, стоит рассмотреть либо другие формулы, либо совсем иные решения (каждый случай индивидуален).

ВПР в Excel – очень полезная функция, позволяющая подтягивать данные из одной таблицы в другую по заданным критериям. Это достаточно «умная» команда, потому что принцип ее работы складывается из нескольких действий: сканирование выбранного массива, выбор нужной ячейки и перенос данных из нее.

Весь процесс просмотра и выборки данных происходит за доли секунды, поэтому результат мы получаем моментально.

Сравнение двух таблиц

Имеем две таблицы (например, старая и новая версия прайс-листа), которые надо сравнить и оперативно найти отличия:

С ходу видно, что в новом прайсе что-то добавилось (финики, чеснок. ), что-то пропало (ежевика, малина. ), у каких-то товаров изменилась цена (инжир, дыня. ). Нужно быстро найти и вывести все эти изменения.

Для любой задачи в Excel почти всегда есть больше одного решения (обычно 4-5). Для нашей проблемы можно использовать много разных подходов:

  • функцию ВПР (VLOOKUP) — искать названия товаров из нового прайс-листа в старом и выводить старую цену рядом с новой, а потом ловить отличия
  • объединить два списка в один и построить по нему потом сводную таблицу, где наглядно будут видны отличия
  • использовать надстройку Power Query для Excel

Давайте разберем их все последовательно.

Способ 1. Сравнение таблиц функцией ВПР (VLOOKUP)

Если вы совсем не знакомы с этой замечательной функцией, то загляните сначала сюда и почитайте или посмотрите видеоурок по ней — сэкономите себе пару лет жизни.

Обычно эту функцию используют для подтягивания данных из одной таблицы в другую по совпадению какого-либо общего параметра. В данном случае, мы применим ее, чтобы подтянуть старые цены в новый прайс:

Читать еще:  Как в Microsoft Word выбрать формат листа А3 для распечатки документов

Те товары, напротив которых получилась ошибка #Н/Д — отсутствуют в старом списке, т.е. были добавлены. Изменения цены также хорошо видны.

Плюсы этого способа: просто и понятно, «классика жанра», что называется. Работает в любой версии Excel.

Минусы тоже есть. Для поиска добавленных в новый прайс товаров придется делать такую же процедуру в обратную сторону, т.е. подтягивать с помощью ВПР новые цены к старому прайсу. Если размеры таблиц завтра поменяются, то придется корректировать формулы. Ну, и на действительно больших таблицах (>100 тыс. строк) все это счастье будет прилично тормозить.

Способ 2. Сравнение таблиц с помощью сводной

Скопируем наши таблицы одна под другую, добавив столбец с названием прайс-листа, чтобы потом можно было понять из какого списка какая строка:

Теперь на основе созданной таблицы создадим сводную через Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . Закинем поле Товар в область строк, поле Прайс в область столбцов и поле Цена в область значений:

Как видите, сводная таблица автоматически сформирует общий список всех товаров из старого и нового прайс-листов (без повторений!) и отсортирует продукты по алфавиту. Хорошо видно добавленные товары (у них нет старой цены), удаленные товары (у них нет новой цены) и изменения цен, если были.

Общие итоги в такой таблице смысла не имеют, и их можно отключить на вкладке Конструктор — Общие итоги — Отключить для строк и столбцов (Design — Grand Totals) .

Если изменятся цены (но не количество товаров!), то достаточно просто обновить созданную сводную, щелкнув по ней правой кнопкой мыши — Обновить (Referesh).

Плюсы : такой подход на порядок быстрее работает с большими таблицами, чем ВПР.

Минусы : надо вручную копировать данные друг под друга и добавлять столбец с названием прайс-листа. Если размеры таблиц изменяются, то придется делать все заново.

Способ 3. Сравнение таблиц с помощью Power Query

Power Query — это бесплатная надстройка для Microsoft Excel, позволяющая загружать в Excel данные практически из любых источников и трансформировать потом эти данные любым желаемым образом. В Excel 2016 эта надстройка уже встроена по умолчанию на вкладке Данные (Data), а для Excel 2010-2013 ее нужно отдельно скачать с сайта Microsoft и установить — получите новую вкладку Power Query.

Перед загрузкой наших прайс-листов в Power Query их необходимо преобразовать сначала в умные таблицы. Для этого выделим диапазон с данными и нажмем на клавиатуре сочетание Ctrl + T или выберем на ленте вкладку Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) . Имена созданных таблиц можно подкорректировать на вкладке Конструктор (я оставлю стандартные Таблица1 и Таблица2, которые получаются по-умолчанию).

Загрузите старый прайс в Power Query с помощью кнопки Из таблицы/диапазона (From Table/Range) с вкладки Данные (Data) или с вкладки Power Query (в зависимости от версии Excel). После загрузки вернемся обратно в Excel из Power Query командой Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Close & Load — Close & Load To. ) :

. и в появившемся затем окне выбрем Только создать подключение (Connection Only) .

Повторите то же самое с новым прайс-листом.

Теперь создадим третий запрос, который будет объединять и сравнивать данных из предыдущих двух. Для этого выберем в Excel на вкладке Данные — Получить данные — Объединить запросы — Объединить (Data — Get Data — Merge Queries — Merge) или нажмем кнопку Объединить (Merge) на вкладке Power Query.

В окне объединения выберем в выпадающих списках наши таблицы, выделим в них столбцы с названиями товаров и в нижней части зададим способ объединения — Полное внешнее (Full Outer) :

После нажатия на ОК должна появиться таблица из трех столбцов, где в третьем столбце нужно развернуть содержимое вложенных таблиц с помощью двойной стрелки в шапке:

В итоге получим слияние данных из обеих таблиц:

Названия столбцов в шапке лучше, конечно, переименовать двойным щелчком на более понятные:

А теперь самое интересное. Идем на вкладку Добавить столбец (Add Column) и жмем на кнопку Условный столбец (Conditional Column) . А затем в открывшемся окне вводим несколько условий проверки с соответствующими им значениями на выходе:

Останется нажать на ОК и выгрузить получившийся отчет в Excel с помощью все той же кнопки Закрыть и загрузить (Close & Load) на вкладке Главная (Home) :

Причем, если в будущем в прайс-листах произойдут любые изменения (добавятся или удалятся строки, изменятся цены и т.д.), то достаточно будет лишь обновить наши запросы сочетанием клавиш Ctrl + Alt + F5 или кнопкой Обновить все (Refresh All) на вкладке Данные (Data) .

Плюсы : Пожалуй, самый красивый и удобный способ из всех. Шустро работает с большими таблицами. Не требует ручных правок при изменении размеров таблиц.

Минусы : Требует установленной надстройки Power Query (в Excel 2010-2013) или Excel 2016. Имена столбцов в исходных данных не должны меняться, иначе получим ошибку «Столбец такой-то не найден!» при попытке обновить запрос.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

  1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Как сравнить два столбца в Excel по строкам

Сравнивая два столбца с данными часто необходимо сравнивать данные в каждой отдельной строке на совпадения или различия. Сделать такой анализ мы можем с помощью функции ЕСЛИ . Рассмотрим как это работает на примерах ниже.

Читать еще:  Как объединить ячейки в Excel (простые способы)

Пример 1. Как сравнить два столбца на совпадения и различия в одной строке

Для того, чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов в Excel напишем простую формулу ЕСЛИ . Вставлять формулу следует в каждую строку в соседнем столбце, рядом с таблицей, в которой размещены основные данные. Создав формулу для первой строки таблицы, мы сможем ее протянуть/скопировать на остальные строки.

Для того чтобы проверить, содержат ли два столбца одной строки одинаковые данные нам потребуется формула:

Формула, определяющая различия между данными двух столбцов в одной строке будет выглядеть так:

Мы можем уместить проверку на совпадения и различия между двумя столбцами в одной строке в одной формуле:

Пример результата вычислений может выглядеть так:

Для того чтобы сравнить данные в двух столбцах одной строки с учетом регистра следует использовать формулу:

Содержание статьи: (кликните, чтобы перейти к соответствующей части статьи):

Приветствую Вас, дорогие друзья, с Вами Будуев Антон. В этой статье мы поговорим про функции RELATED и RELATEDTABLE в Power BI и Power Pivot.

Именно эти функции позволяют, находясь в одной таблице, дотянуться до значений в другой таблице через внутренние связи DAX, настроенные во вкладке «Связи» в Power BI или Excel (Power Pivot).

Для Вашего удобства, рекомендую скачать «Справочник DAX функций для Power BI и Power Pivot» в PDF формате.

Если же в Ваших формулах имеются какие-то ошибки, проблемы, а результаты работы формул постоянно не те, что Вы ожидаете и Вам необходима помощь, то записывайтесь в бесплатный экспресс-курс «Быстрый старт в языке функций и формул DAX для Power BI и Power Pivot».

А также, подписывайтесь на наши социальные сети. Потому что именно в них, Вам будут доступны оперативно и каждый день наши актуальные фишки, секреты, наработки, примеры, кейсы, полезные советы, видео и статьи по темам сквозной BI аналитики (Power BI, DAX, Power Pivot, Excel…): Вконтакте, Инстаграм, Фейсбук, YouTube.

DAX функция RELATED в Power BI и Power Pivot

RELATED () — находясь в одной таблице, позволяет в рамках контекста строки получить связанное значение из второй таблицы по связи «Многие к одному».

Синтаксис: RELATED ([Столбец])

Рассмотрим пример DAX формулы с участием RELATED.

В Power BI Desktop имеются 2 исходные таблицы «Менеджеры Продажи» и «Менеджеры Отделы»:

Между ними настроена связь по полю «Менеджер» по типу «Многие к одному», то есть, много менеджеров может находится в одном отделе:

Попробуем в таблицу «Менеджеры Продажи» через связь добавить третий столбец [Отделы]:

Для этого создадим в Power BI Desktop во вкладке «Моделирование» вычисляемый столбец и постараемся в его формуле прописать столбец [Отделы] из связанной таблицы «Менеджеры Отделы»:

И по данной формуле у нас всплывает ошибка:

На самом деле все правильно. Ведь мы, находясь в одной таблице, в формуле вычисляемого столбца попытались сослаться на столбец совершенно другой таблицы. И даже несмотря на имеющуюся между ними связь, так значение получить невозможно. Вот тут, как раз таки, и необходимо использовать DAX функцию RELATED.

Давайте перепишем формулу вычисляемого столбца с использованием RELATED:

И вот теперь, все прошло удачно. Функция RELATED позволила нам, находясь в одной таблице, дотянуться до значения другой таблицы по связи «Многие к одному» и создать соответствующий новый столбец:

Теперь, давайте рассмотрим противоположную ситуацию. Сейчас мы будем находиться в другой таблице «Менеджеры Отделы» и в ней нам нужно будет создать новый столбец с подсчетом количества продаж каждым менеджером.

То есть, нам нужно подсоединиться через связь к таблице «Менеджеры Продажи» и там посчитать количество продаж каждого менеджера. Это количество мы можем посчитать при помощи DAX функции COUNTWROS, которая считает количество строк. Ну а подсоединяться к другой таблице через связь мы будем с помощью RELATED.

Пропишем данную формулу:

И у нас опять получилась ошибка:

На самом деле ошибка закономерна, так как функция RELATED работает по связи «Многие к одному», что у нас было соблюдено в первом примере и что мы нарушили сейчас. Так как в данном примере у нас уже связь другая, а именно «Один ко многим» (один отдел может в себе содержать много менеджеров) и с этой связью RELATED уже не работает.

Тут нам на помощь может прийти вторая функция работы по связям в DAX: RELATEDTABLE.

DAX функция RELATEDTABLE в Power BI и Power Pivot

RELATEDTABLE () — находясь в одной таблице, возвращает связанную таблицу значений из второй таблицы по связи «Один ко многим», где одна строка соответствуем многим строкам.

Синтаксис: RELATEDTABLE (‘Таблица’)

Функция RELATEDTABLE, в отличие от RELATED, уже не возвращает какое-то одно скалярное значение, она возвращает именно связанную таблицу значений, с которыми мы можем что-то сделать, например посчитать количество строк:

Давайте доработаем формулу предыдущего примера и исправим там ошибку, а именно, заменим функцию RELATED на RELATEDTABLE:

Теперь у нас все хорошо, пример формулы с RELATEDTABLE отработал отлично и посчитал нам количество продаж по каждому менеджеру:

На этом, с разбором функций связи языка DAX в Power BI и Power Pivot — RELATED и RELATEDTABLE, все.

Пожалуйста, оцените статью:

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1

(28 голосов, в среднем: 5 из 5 баллов)

Успехов Вам, друзья!
С уважением, Будуев Антон.
Проект «BI — это просто»

Если у Вас появились какие-то вопросы по материалу данной статьи, задавайте их в комментариях ниже. Я Вам обязательно отвечу. Да и вообще, просто оставляйте там Вашу обратную связь, я буду очень рад.

Также, делитесь данной статьей со своими знакомыми в социальных сетях, возможно, этот материал кому-то будет очень полезен.

Понравился материал статьи?
Добавьте эту статью в закладки Вашего браузера, чтобы вернуться к ней еще раз. Для этого, прямо сейчас нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+D

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector